Kinh nghiệm sử dụng công cụ A3 trông thực tế

Trong bài viết này, mình chia sẻ những kinh nghiệm tích luỹ, học tập trong những năm làm việc về việc sử dụng công cụ A3 trông thực tế trong môi trường sản xuất.

Như đã đề cập trong bài viết chính, cần 2 góc nhìn để việc sử dụng công cụ A3 hiệu quả: góc nhìn của người trực tiếp giải quyết vấn đề (Owner) và người hướng dẫn (Coach/Menor).

Khi bạn là người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề

Hãy mạnh dạn bắt đầu, bạn có thể sử dụng bất cứ cách thức nào để viết vào biểu mẫu A3, có thể là viết tay hoặc trên máy tính/laptop thay vì lo lắng phải sử dụng cách thức nào mới đúng.

Linh hoạt trong sử dụng các thành phần của biểu mẫu A3 tuỳ vào bối cảnh và mục đích. Giả sử tất cả mọi người đều nắm được bối cảnh của vấn đề bạn có thể lược bỏ phần này, hoặc vấn đề này tác động rất lớn và chưa có giải pháp dài hạn khắc phục triệt để bạn cần Ban lãnh đạo biết rằng đã có hành động ngăn chặn bạn có thể thêm phần “Giải pháp khắc phục”. Làm được điều này, việc sử dụng công cụ A3 của bạn đã lên một tầm cao mới.

Dành sự tập trung “Quan sát thực địa” trực tiếp (Gemba walk), tìm hiểu cặn kẽ, khám phá tường tận về quy trình tại nơi phát sinh vấn đề. Tránh việc không đến thực địa/hiện trường mà chỉ ngồi trên bàn giấy/máy tính để đọc báo cáo, đào bới dữ liệu (data mining) đơn thuần.

Truyền đạt/mô tả câu chuyện về vấn đề một cách hiệu qủa, rõ ràng xúc tích, thuyết phục. Tránh để thông điệp dài dòng, lộn xộn, không rõ ràng.

Đưa phần trình bày A3 ra thảo luận, bàn bạc với các bên liên quan để ghi nhận góp ý/phản hồi để có thêm góc nhìn, tránh việc không xem xét, không chia sẻ ý tưởng trong A3 với các bên liên quan.

Sử dụng A3 như một công cụ tuyệt vời để biến buổi họp, thảo luận trở nên hiệu quả, câu chuyện được định hướng rõ ràng, ghi nhận lại nội dung chủ chốt của việc thống nhất (alignments) thay vì để buổi họp trôi dạt không mang lại kết quả, hướng đi tiếp theo.

Lưu trữ bản A3 tại các nơi quy định để mọi người tiện truy cập, chia sẻ, học hỏi. Đây cũng là một cách rất hiệu quả để nhân rộng việc sử dụng công cụ A3, phát triển văn hoá cải tiến liên tục. Khi đồng nghiệp của bạn được đào tạo và có nhiều kinh nghiệm bạn sẽ ít phải đối mặt những vấn đề nhức nhối mà sẽ cùng các đồng nghiệp của mình tham gia các dự án đổi mới đầy thích thú, mang lại thành tựu lớn trong sự nghiệp.

Khi bạn là một huấn luyện viên (Coach/Mentor) cho người mới sử dụng công cụ A3

Để hỗ trợ, hướng dẫn tốt bạn cũng cần có những hiểu biết nhất định về vấn đề, hãy tìm hiểu quy trình và quan sát thực địa ở mức đủ để đưa ra những lời khuyên hợp lý.

Luôn đưa ra lý do cho những hướng dẫn/góp ý của mình. Đưa khuyến nghị, gợi ý ở mức vừa đủ để người đảm trách có không gian để thực hiện vai trò tiên phong, chủ đạo và có trách nhiệm với vấn đề mình được giao.

Đảm bảo người sử dụng công cụ A3 xác định đúng vấn đề

Đảm bảo người sử dụng công cụ A3 hiểu thấu đáo quy trình nơi phát sinh vấn đề, đây là nền tảng để những giải pháp đề xuất thực sự hiệu quả trong thực tiễn.

Đảm bảo rằng bản đề xuất Kế hoạch hành động phù hợp về mặt: quy định, ngân sách,…

Hướng dẫn người trình bày tìm cách tận dụng tối đa giá trị từ những kinh nghiệm, bài học rút ra sau quá trình giải quyết vấn đề để áp dụng trong tương lai. Ví dụ: sử dụng công cụ A3 đã viết sau đó chia sẻ phiên bản tóm tắt với bên liên quan R&D để tích hợp bài học đúc kết vấn đề phát sinh trong quy trình sản xuất.