Công cụ A3 được sử dụng như thế nào?

January 21, 2026 Vũ Quyết 0 Comments

Công cụ A3 được sử dụng như thế nào là một chủ đề rất rộng, mình sẽ có chuỗi những bài viết chia sẻ lại toàn bộ những chủ đề liên quan từ chính kinh nghiệm, quá trình học tập, làm việc thực tế của mình tại các tập đoàn đa quốc gia.

Đây là một công cụ mình cực kì ưa thích, trở thành một phần trong lối tư duy, tiếp cận vấn đề. Mình chia sẻ với mong muốn lan toả việc áp dụng, triển khai rộng rãi và giúp quá trình học hỏi của bạn đi nhanh hơn, đạt được nhiều thành tựu. Happy reading nhé!

Table of Contents

Công cụ A3 là gì?

Thông thường chúng ta biết đến cụm từ A3 như là một tờ giấy có kích thước tiêu chuẩn gấp đôi tờ A4, nhưng đối với các kỹ sư Industrial Engineer (IE) hay những người làm trong mảng cải tiến, cụm từ này ý nghĩa hơn nhiều nhất là trong môi trường công ty ứng dụng hệ thống sản xuất tinh gọn.

Mỗi lần ai đó trong công ty làm việc sử dụng nó đúng đắn để trình bày trong cuộc họp để đề xuất, giải quyết vấn đề lại khiến mình thích thú, hài lòng với hiệu quả của buổi họp, buổi thảo luận.

Công cụ A3 dùng để:

- Ghi nhận/trình bày vấn đề gói gọn trong một tờ giấy A3 một cách chính xác, xúc tích, có hệ thống, khoa học
- Cho phép bất cứ ai tiếp cận với vấn đề đều nắm trọn vẹn câu chuyện
- Xem như là một quy trình để quản lý/hướng dẫn quá trình “giải quyết vấn đề” một cách có cấu trúc, khoa học, hiệu quả

Lịch sử

Trong giai đoạn 1950-1970, Toyota sử dụng A3 như là một công cụ trong hệ thống sản xuất Toyota Production System(TPS), ban đầu công cụ này được sử dụng như là một cách tiếp cận vấn đề, trao đổi, thảo luận về vấn đề; sau đó được chuyển thành biểu mẫu để báo cáo, hay một công cụ để các nhà lãnh đạo, quản lý hướng dẫn nhân viên giải quyết vấn đề.

Giai đoạn 1990-2000, công cụ A3 trở nên phổ biến rộng rãi toàn cầu nhờ chia sẻ của John Shook cựu nhân viên của Toyota (sáng lập của Lean Enterprise Institute).

Giai đoạn 2000-nay, công cụ A3 được áp dụng ở rất nhiều doanh nghiệp trong rất nhiều nghành nghề khác nhau.

Lợi ích của việc sử dụng công cụ A3

- Công cụ A3 không chỉ dừng lại ở một biểu mẫu hướng dẫn giải quyết vấn đề, điều thực sự có giá trị to lớn nằm ở tư duy/cách tiếp cận vấn đề rất có hệ thống, cấu trúc, khoa học cho người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề một cái nhìn thực tế, toàn vẹn, đúng bản chất. Bạn sẽ hiểu được vẻ đẹp thực sự ẩn dấu đằng sau công cụ này khi nhiều lần sử dụng và chiêm nghiệm lại, có lẽ những ngôn từ hạn hẹp của mình không thể mô tả đủ.
- Triển khai áp dụng công cụ A3 còn giúp phát triển, bồi dưỡng đội ngũ nhân viên với tư duy giải quyết vấn đề hiệu quả, thúc đẩy văn hoá cải tiến liên tục một cách bền vững vì trong quá trình sử dụng đòi hỏi người giải quyết phải:
  - Quan sát thực tế, thu thập, đánh giá thông tin chính xác
  - Xác định đúng bối cảnh, mô tả vấn đề một cách khách quan
  - Đề xuất giải pháp thực sự hiệu quả để đạt được mục tiêu mong muốn
  - Hiệu quả trong việc nhận được sự đồng thuận, nhất trí từ các bên liên quan khi phân tích nguyên nhân cốt lõi, đề xuất giải pháp
  - Đưa ra cơ chế theo dõi, đánh giá, giám sát hiệu quả cho giải pháp
  - Áp dụng kinh nghiệm đúc rút cho những thay đổi, cải tiến quy trình một cách hệ thống, nâng cao năng lực quy trình trong tương lai
- Công cụ cực kỳ mạnh mẽ để giải quyết vấn đề, hỗ trợ cải tiến quy trình hiệu quả, khoa học
- Công cụ tuyệt vời để trình bày vấn đề, đề xuất rất hiệu quả:
  - Câu chuyện được kể có cấu trúc rõ ràng, có logic súc tích, có sự gắn kết rõ ràng mạch lạc giữa các thành phần
  - Mô tả vấn đề một cách hoàn chỉnh đầy đủ, có những khía cạnh trọng yếu từ bối cảnh vấn đề tới tại sao giải pháp được đưa ra, giúp người đọc đánh giá được sự hợp lý của đề xuất/giải pháp
  - Truyền tải nội dung vấn đề/đề xuất rõ ràng, dễ hiểu, trực quan mang lại hiệu quả trong giao tiếp, thảo luận. Hỗ trợ đi đến sự thống nhất, đồng thuận của các bên dựa trên bản chất thực sự của vấn đề

Các thành phần quan trọng trong biểu mẫu công cụ A3

Đầu tiên mình muốn nhấn mạnh rằng biểu mẫu A3 có thể linh hoạt tuỳ biến tuỳ theo tính chất vấn đề,nội dung trình bày, mục đích để linh động sử dụng. Ngày nay các doanh nghiệp đa quốc gia thường có biểu mẫu A3 chuẩn để nhân viên tận dụng. Bạn không nên quá cứng nhắc sử dụng mẫu A3 chuẩn nếu đã hiểu sâu và có nhiều kinh nghiệm trong sử dụng.

Nguồn: 6sigma.com

Nội dung bên dưới đây chia sẻ về những đầu mục thành phần thường thấy trong biểu mẫu A3

- Chủ đề (Title): tên của vấn đề sự cố
- Người chịu trách nhiệm (Owner): người được giao giải quyết vấn đề
- Ngày cập nhật (Date): ngày cập nhật của phiên bản A3
- Bối cảnh (Background): mô tả bối cảnh, tình huống, tầm quan trọng của vấn đề
- Hiện trạng (Current condition): mô tả điều kiện, tình hình của vấn đề ở hiện tại
- Mục tiêu (Goal/Target): mục tiêu dài hạn, ngắn hạn, kết quả đầu ra mong muốn đạt được
- Phân tích (Analysis): phân tích nguyên nhân cốt lõi
- Giải pháp đề xuất (Countermeasures): đề xuất giải pháp khắc phục, thay thế, giải quyết vấn đề giúp đạt mục tiêu mong muốn
- Kế hoạch hành động (Plan): kế hoạch triển khai giải pháp
- Theo dõi (Follow-up): kế hoạch theo dõi/ dự trù các vấn đề còn tồn tại cần theo dõi

Lưu ý trong triển khai công cụ A3

- Cần 2 góc nhìn để có một phần trình bày A3 hiệu quả: góc nhìn của người trực tiếp giải quyết vấn đề(Owner) và người hướng dẫn (Menor)
- Nên chia quá trình hoàn thành interim A3 thành 3 giai đoạn chính để giải quyết hiệu quả:
  - 1 bản tập trung vào xác định chính xác vấn đề
  - 1 bản tập trung vào phân tích vấn đề
  - 1 bản tập rung vào xây dựng giải pháp và kế hoạch triển khai
- Mang phần trình bày A3 đem ra thảo luận, nhận góp ý từ các bên liên quan để ghi nhận thêm góc nhìn/khía cạnh mới, lắng nghe góp ý/phản hồi