Công cụ PDCA sử dụng như thế nào?

Công cụ PDCA được sử dụng rộng rãi hằng ngày trong các doanh nghiệp có mức độ trưởng thành vận hành xuất sắc cao, vậy công cụ này được sử dụng như thế nào để mang lại hiệu quả là chủ đề của bài viết này.

Công cụ PDCA là gì?

PDCA là cách tiếp cận có cấu trúc để giải quyết các vấn đề hoặc để kiểm soát hiệu quả quá trình triển khai ý tưởng/giải pháp mới. PDCA giúp đảm bảo giải quyết vấn đề thành công hoặc đạt được kết quả mong muốn nếu triển khai giải pháp đúng (thông tin thêm).

Cải tiến quy trình

Lợi ích của việc sử dụng công cụ PDCA

• • Giúp có một quy trình có tính cấu trúc để giải quyết vấn đề, triển khai ý tưởng mới/giải pháp mới một cách hiệu quả
  • Giải pháp mới có một quy chuẩn để kiểm soát việc triển khai đảm bảo đánh giá liệu kết quả có như kỳ vọng
  • Là cách tiếp cận để giải quyết vấn đề một cách trực quan, truy vết được và hạn chế khả năng tái diễn
  • Nhà quản lý có cơ chế để quản lý vấn đề, triển khai ý tưởng một cách có hệ thống
  • Hỗ trợ cải tiến quy trình và hiệu suất
  • Công cụ giúp nhận diện, sàng lọc vấn đề phức tạp hơn để chuyển sang các công cụ giải quyết vấn đề phù hợp

Sử dụng công cụ PDCA như thế nào?

PDCA sử dụng để giải quyết vấn đề trong hoạt động vận hành hằng ngày mà bản chất của vấn đề là không quá phức tạp, chúng ta tin rằng biết có giải pháp. PDCA lúc này được sử dụng như là một công cụ với cách tiếp cận để ghi nhận, kiểm soát quá trình thực hiện giải pháp một cách có cấu trúc.

Cụ thể là trong hình vẽ “Cải tiến quy trình” ở trên:

• • PDCA được sử dụng như là một vòng lặp liên tục để cải tiến quy trình liên tục nhằm nâng mức hiệu suất quy trình nên mức cao mới (nửa trên từ đường Tiêu chuẩn hướng lên trên đường màu xanh)
  • PDCA được sử dụng như là một quy trình có cấu trúc để đảm bảo giải pháp đem lại kết quả như mong đợi, đưa mức hiệu suất quy trình về mục tiêu(tiêu chuẩn) kỳ vọng

Ngày nay các doanh nghiệp, tập đoàn tích hợp công cụ PDCA một cách số hoá, sử dụng tại các bộ phận trong các cuộc họp định kỳ hằng ngày như là một lịch trình làm việc chuẩn.

Ví dụ:

• • Cách tiếp cận thường thấy:
    • Tôi đã nhận diện được vấn đề và biết giải pháp là gì để giải quyết nó
  • Cách tiếp cận PDCA
    • Tôi sẽ liên tục theo dõi kết quả của giải pháp áp dụng để xác minh vấn đề thực sự được giải quyết và kết quả là như mong đợi
    • Chúng ta đã nâng mức tiêu chuẩn lên cao hơn và cải tiến quy trình. Để đảm bảo sự thành công trong tương lai, hãy tiếp tục lặp lại quá trình cải tiến

PDCA bao gồm 4 bước:

Công cụ PDCA

P-Plan (Hoạch định):

• • Xác định rõ ràng, chính xác ván đề và mục tiêu cần đạt được
  • Phân tích rõ ràng vấn đề
  • Dự trù kế hoạch hành động/giải pháp

D-Do (Thực hiện)

• • Thông báo về vấn đề, kế hoạch triển khai giải pháp/hành động
  • Triển khai giải pháp
  • Đào tạo, huấn luyện nhân viên nếu phát sinh yêu cầu từ giải pháp mới

C-Check (Kiểm tra)

• • Kiểm tra kết quả/hiệu quả của giải pháp có như kỳ vọng hay không
  • Thực hiện điều chỉnh giải pháp nếu cần
  • Thu thập dữ liệu, thông tin để giám sát hiệu quả/hiệu suất của giải pháp
  • Thông tin tới các bên liên quan thường xuyên để đánh giá tình hình
  • Lãnh đạo/quản lý xác minh kết quả từ giải pháp (Gemba walk)

A-Act (Hành động)

• • Chuẩn hoá quy trình dựa trên kết quả của giải pháp đã được kiểm chứng
  • Tiếp tục tìm kiếm giải pháp nếu như giải pháp hiện tại không hiệu quả và thực hiện quá trình PDCA lại
  • Chia sẻ kinh nghiệm đúc rút được
  • Thông báo tới các bên liên quan

Biểu mẫu mô hình PDCA

Những khái niệm liên quan

• • Vấn đề: tình huống, điều kiện mà hiệu quả/hiệu suất đi lệch khỏi tiêu chuẩn/mục tiêu kỳ vọng
  • Giải pháp ngăn chặn tạm thời: giải pháp khắc phục tạm thời được triển khai sớm nhất có thể, được sử dụng để kiểm soát tình hình, có thể không giải quyết dứt điểm tình trạng
  • Giải pháp đối phó: giải pháp đề xuất được tin là có thể giải quyết vấn đề cần được đánh giá qua quá trình PDCA

Tìm hiểu các công cụ giải quyết vấn đề khác tại đây!