Các bước triển khai Vận hành xuất sắc

Các bước triển khai Vận hành xuất sắc là mối quan tâm sau khi các nhà quản trị thấy sự cần thiết của việc triển khai, cần tìm hiểu để chuẩn bị thực hiện.

Giới thiệu

Trước tiên cần làm rõ rằng việc triển khai vận hành xuất sắc là một hành trình tiếp diễn, tuỳ vào mức độ trưởng thành của hiện trạng mà có thể chia ra làm các giai đoạn khác nhau. Khó có thể xác định những bước chính xác cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các ngành nghề khác nhau.

Lưu ý quan trọng khi triển khai Vận hành xuất sắc

Vận hành xuất sắc là quá trình tiếp diễn liên tục trong tổ chức, doanh nghiệp nơi mà các cấp lãnh đạo, nhân viên luôn dành sự tập trung cho hoạt động cải tiến trên bất kỳ hoạt động vận hành, quy trình nào mà họ đảm nhiệm.

Việc triển khai Vận hành xuất sắc đòi hỏi phải:

• • Xác định rõ ràng các mục tiêu, tiêu chí đánh giá hiệu quả bám sát với các hoạt động vận hành và đặc tính của quy trình.
  • Mục tiêu vận hành bám sát và liên kết chặt chẽ đến hiệu quả hoạt động tổng thể của doanh nghiệp như: mục tiêu tài chính; mục tiêu liên quan đến độ hài lòng của khách hàng, nhân viên;…
  • Truyền thông rõ ràng đến các cấp nhân viên: xây dựng kênh/hệ thống truyền thông nội bộ, truyền tải ý nghĩa của mục tiêu, lợi ích liên quan cụ thế đến nhân viên; ghi nhận ý kiến đóng góp, phản hồi của nhân viên; quyền hạn và vai trò được thảo luận và trao đổi.
  • Đảm bảo cơ chế duy trì văn hoá cải tiến liên tục, tích hợp các tiêu chuẩn mới vào hệ thống/công việc hằng ngày.

Cách bước triển khai Vận hành xuất sắc

Tham khảo các bước triển khai dưới đây cho quá trình thực hiện. Cần linh hoạt dựa vào hiện trạng, bối cảnh của doanh nghiệp để có sự điều chỉnh cần thiết.

BƯỚC 1: ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG

• • Cần đánh giá khách quan, trung thực hiện trạng để định vị tình hình hiện tại triển khai Vận hành xuất sắc nhằm định hướng lộ trình mục tiêu
  • Xem xét các khía cạnh trong hoạt động vận hành như:
    • Năng suất đầu ra
    • Hiểu quả quy trình(Tỷ lệ lỗi, độ hữu dụng thiết bị, mức sẵn sàng máy móc,…)
    • Mức tích hợp các công nghệ trong quy trình/hoạt động
    • Mức nhất quán trong thực hiện công việc của nhân viên
    • Mức gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp

BƯỚC 2:  XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU, TẦM NHÌN RÕ RÀNG

• • Để có sự chuyển biến rõ rệt trong hiệu quả vận hành, việc tiên quyết cần thực hiện là xác định rõ ràng, cụ thể mục tiêu, định hướng, tầm nhìn về mức trưởng thành áp dụng Vận hành xuất sắc mong muốn (tham khảo mô hình Capability Maturity Model Integration của viện CMMI).
  • Các mục tiêu này sử dụng để xác định các chỉ số đo lường hoạt động cụ thể, chi tiết. Bên cạnh đó là cơ sở để theo dõi tiến độ triển khai, theo dõi năng lực duy trì.
  • Mục tiêu này liên quan đến: tính năng sản phẩm/dịch vụ, tăng trưởng, thị phần,…
  • Đảm bảo các thành viên dự án hiểu chắc chắn về mục tiêu này để tất cả thành viên có thể liên kết hành động, phối hợp hiệu quả, tính toán rủi ro, ra quyết định đúng đắn và hợp tác hiệu quả vì mục tiêu chung đã đề ra.
  • Xây dựng lộ trình với thời gian cụ thể để tất cả thành viên nắm rõ.

BƯỚC 3: KÊU GỌI SỰ THAM GIA CỦA NHÂN VIÊN

• • Hiệu quả của dự án triển khai Vận hành xuất sắc này phụ thuộc vào chất lượng làm việc nhóm, làm việc của tất cả các nhân viên trong tổ chức
  • Tất cả các nhân viên hiểu rõ vai trò, ý nghĩa, lợi ích của việc triển khai với doanh nghiệp và cá nhân giúp việc triển khai được thông suốt
  • Sự cam kết, hưởng ứng của toàn thể nhân viên ở mọi cấp bậc, vị trí
  • Sự chấp thuận, góp ý, chung tay ủng hộ, góp sức tham gia giúp tập trung nguồn lực thực hiện việc triển khai dự án đồng bộ, đảm bảo tiến độ, khả năng duy trì bền vững

BƯỚC 4: CHỌN LỰA CÔNG CỤ/PHƯƠNG PHÁP PHÙ HỢP

• • Tuỳ vào bối cảnh hiện trạng và mục tiêu dự án triển khai Vận hành xuất sắc để đề xuất chọn lựa công cụ/phương pháp phù hợp (tham khảo các công cụ).
  • Cần thống nhất với các thành viên dự án về công cụ/phương pháp dự kiến triển khai Vận hành xuất sắc.
  • Huấn luyện, đào tạo nhân viên về các công cụ/phương pháp
  • Tư vấn, giám sát, đánh giá việc thực hiện các công cụ/phương pháp: để có sự hỗ trợ, hướng dẫn kịp thời

BƯỚC 5: XÂY DỰNG VĂN HOÁ CẢI TIẾN LIÊN TỤC

• • Lãnh đạo/quản lý xây dựng quy trình, hệ thống để ghi nhận/khuyến khích đề xuất cải tiến/đổi mới
  • Lãnh đạo/quản lý thường xuyên tham gia các hoạt động cải tiến/đổi mới định kỳ
  • Quản lý trực tiếp khuyến khích các đề xuất, đánh giá các ý tưởng và phản hồi tới nhân viên
  • Tích hợp các tiêu chuẩn vận hành (SOPs) mới vào hệ thống/quy trình làm việc
  • Tài liệu hoá, lưu trữ và truyền đạt tới các bộ phận liên quan
  • Nhân rộng quy mô dự án, phạm vi áp dụng cải tiến

BƯỚC 6: THIẾT LẬP CÁC CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HOẠT ĐỘNG

• • Thống nhất các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động (KPI) bám sát với mục tiêu kì vọng sau khi xem xét bối cảnh
  • Hằng ngày theo dõi, giám sát, phân tích các chỉ số để đảm bảo duy trì các hoạt động khám phá giải pháp/phương pháp mới hiệu quả hơn

Mong rằng bài viết này mang lại những thông tin hữu ích giúp bạn có dự án triển khai Vận hành xuất sắc thành công.

Hãy để lại bình luận nếu tại Doanh nghiệp của bạn có cách thức tiếp cận khác về triển khai Vận hành xuất sắc, để mọi người cùng tham khảo, học hỏi.

Tìm hiểu thêm các nội dung về Vận hành xuất sắc tại đây