10 triết lý nền tảng Vận hành xuất sắc là gì?

Tại sao 10 triết lý nền tảng Vận hành xuất sắc lại quan trọng?

10 triết lý dưới đây đóng vai trò cực kỳ quan trọng như là kim chỉ nam định hướng cho hoạt động của DN mà  các nhà quản trị vận hành sử dụng để dẫn dắt tổ chức đi tới đích đến “Tầm nhìn chiến lược” được hoạch định trong tương lai.

Các triết lý được Shingo Institute đề xuất, đóng vai trò là niềm tin tiền đề để tạo nên khung tư duy-làm việc (framework), định hướng toàn bộ hoạt động, định hình hành vi, hệ giá trị môi trường doanh nghiệp để đạt được mục tiêu cốt lõi:

• • Hiệu quả về mặt tài chính
  • Duy trì tăng trưởng và lợi thế cạnh tranh bền vững
  • Chuyển hoá văn hoá doanh nghiệp

Hãy đi sâu vào tìm hiểu từng triết lý trong 10 triết lý nền tảng Vận hành xuất sắc:

1) Tôn trọng mỗi cá nhân

Ý tưởng:

• • Mỗi DN để đạt được thành công cần phụ thuộc vào 2 yếu tố quan trọng là con người và quy trình
  • Con người là những cá nhân có tương tác với tổ chức như: nhân viên, nhà cung cấp, đối tác, khách hàng
  • Khi mong cầu con người được đáp ứng như được lắng nghe, được chia sẻ, được tôn trọng. ghi nhận từ lãnh đạo/quản lý sẽ mang lại những lợi ích như:
    • Gia tăng tính gắn kết với tổ chức
    • Nhiệt huyết, tận tâm với công việc
    • Nỗ lực cống hiến, chia sẻ ý tưởng cho cải tiến đổi mới

Ví dụ cụ thể:

• • Xây dựng kế hoạch Phát triển sự nghiệp cho mỗi nhân viên
  • Kêu gọi nhân viên tham gia vào: chuẩn hoá quy trình, xây dựng phương pháp/quy trình mới hiệu quả hơn
  • Lãnh đạo/quản lý là huấn luyện viên hỗ trợ giải quyết vấn đề
  • Đầu tư xây dựng môi trường làm việc an toàn, vui vẻ, tốt hơn

2) Lãnh đạo với sự khiêm tốn

Ý tưởng:

• • Luôn luôn có cơ hội tiềm năng để cải tiến, phương pháp/quy trình tốt hơn, điều này chỉ có thể khi mỗi thành viên trong tổ chức có tâm thế cầu thị, luôn đón nhận ý tưởng mới, sẵn sàng học hỏi để tìm kiếm giải pháp tốt hơn. Lãnh đạo là hình mẫu cho điều này để nhân viên học tập theo, hình ảnh lãnh đạo/quản lý luôn lắng nghe góp ý/phản hồi, hiếu kì với những cơ hội học hỏi từ tất cả mọi người bất kể vị trí, cấp bậc. Khi nhân viên được lắng nghe, đón nhận góp ý sẽ sẵn lòng chia sẻ bởi cảm thấy được an toàn, nhiệt tình hơn trong đóng góp ý kiến thực tâm
  • Doanh nghiệp có cơ hội nhận diện nhiều vấn đề sâu sát chân thực từ những chia sẻ thực tâm của nhân viên thay vì những vấn đề bị che dấu. Cơ hội tiếp cận những giải pháp đơn giản, hiệu quả từ thâm niên tay nghề của nhân viên

Ví dụ cụ thể:

• • Lãnh đạo/quản lý có mặt tại trạm làm việc/nơi phát sinh sự cố
  • Lãnh đạo/quản lý có tinh thần cầu thị, mạnh dạn thừa nhận sai lầm, hạn chế
  • Nhân viên cảm thấy an toàn, thoải mái khi báo cáo vấn đề

3) Theo đuổi sự hoàn hảo

Ý tưởng

• • Nỗ lực theo đuổi sự hoàn hảo mang lại giá trị trong quản trị vận hành bởi đó là hướng đi tiệm cận đến sự hoàn hảo
  • Nỗ lực này giúp hạn chế tình trạng trì trệ, chấp nhận hiện trạng: quy trình không hoàn hảo, tiềm ẩn khả năng phát sinh lỗi,… Thay vào đó là khát vọng tìm kiếm giải pháp cải tiến/đổi mới tốt hơn, hiệu quả hơn
  • Thách thức tiêu chuẩn/giới hạn cũ với góc nhìn mới để nâng tầm tiêu chuẩn nên mức cao hơn từ giải pháp mới để nâng cao năng lực quy trình lên tầm cao mới, ngăn ngừa khả năng xảy ra lỗi đến từ con người

Ví dụ cụ thể:

• • Tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thay vì giải pháp tình thế
  • Đơn giản hoá quy trình trong khi vẫn tối ưu hiệu quả
  • Thiết lập tiêu chuẩn để định hình khung chất lượng, nâng tính ổn định làm tiền đề cho cải tiến

4) Đón nhận tư duy khoa học

Ý tưởng:

• • Cải tiến/đổi mới là thành quả của quá trình luôn tìm tòi, khám phá, thử nghiệm ý tưởng mới dựa trên nền tảng của cách tiếp cận có phương pháp, có tính khoa học, được kiểm định thực nghiệm, quan sát/đánh giá thực tiễn, khai phá tri thức mới. Thông qua quá trình đó, ý tưởng được chứng minh thực nghiệm, tính thực tế để tìm hiểu điều gì thức sự hiểu quả điều gì không và ra quyết định dựa trên dữ liệu
  • Khuyến khích nhân viên tích cực thử nghiệm ý tưởng mới một cách khoa học mà không sợ thất bại

Ví dụ cụ thể:

• • Sử dụng công cụ A3/PDCA  để giải quyết vấn đề có hệ thống, có cấu trúc
  • Ứng dụng phân tích thực nghiệm (Design of Experience) để kiểm chứng độ tin cậy của thử nghiệm

5) Tập trung vào quy trình

Ý tưởng:

• • Tất cả kết quả đầu ra đều bị chi phối bởi đặc tính của quy trình, tuy nhiên khuynh hướng tự nhiên là đổ lỗi cho sai sót từ con người. Ngay cả những nhân viên giỏi nhất cũng không thể luôn có kết quả công việc tốt với một quy tình kém hiệu quả
  • Thực tế 96% thời gian, vấn đề nằm ở quy trình, dành sự tập trung vào phân tích chuyên sâu quy trình là việc đúng đắn để phát hiệu những vấn đề, thực hiện sự điều chỉnh cải tiến để cải thiện tính ổn định, hiệu quả cho quy trình

Ví dụ cụ thể:

• • Khi phát sinh vấn đề (sản phẩm lỗi), tập trung vào tìm hiểu hạn chế của quy trình để nhận diện vấn đề
  • Xây dựng quy trình với kỹ thuật tin cậy, giảm thiểu sai sót của nhân viên
  • Đảm bảo đầu vào (nguyên vật liệu, thông tin,…) đảm bảo tiêu chuẩn trước khi đưa vào quy trình

6) Chất lượng tại nguồn

Ý tưởng

• • • Sản phẩm/dịch vụ chỉ có chất lượng cao/hoàn hảo chỉ có thể đạt được khi mỗi bước trong quy trình được thực hiện đúng ngay lần đầu tiên
    • Việc thiết kế, tổ chức, sắp xếp không gian làm việc cần được tính toán để nhân viên dễ dàng nhận diện vấn đề một cách trực quan ngay lập tức trước khi chuyển tiếp sang công đoạn tiếp theo
    • Vấn đề được nhận diện sớm nhất giúp việc khắc phục hiệu quả: vấn đề tại gốc, rõ ràng, đơn giản, kịp thời, tiết kiệm lãng phí
    • Quy trình được đo lường, phân tích, giám sát hiệu quả để giảm tỷ lễ lỗi, tăng tính ổn định

Ví dụ cụ thể:

• • Thiết kế trạm làm việc hỗ trợ nhận diện vấn đề một cách trực quan, ngay tức thì
  • Dừng công việc ngay khi sự cố phát sinh

7) Cải thiện hệ thống dòng chảy và hệ thống kéo

Ý tưởng:

• • Để mang lại giá trị tối đa cho khách hàng dòng chảy công việc phải diễn ra liên tục, tránh lãng phí và kém hiệu quả. Dòng chảy công việc được tối ưu khi sản xuất đúng nhu cầu, tránh sản xuất dư thừa, bán thành phẩm được duy trì ở mức hợp lý, thiết bị máy móc luôn sẵn sàng sản xuất khi cần
  • Chi phí tồn kho cần được tối ưu, nguồn lực sản xuất (thiết bị, máy móc) luôn sẵn sàng và tối ưu độ hữu dụng giúp tối ưu chi phí vốn hàng hoá và chi phí đầu tư thiết bị

Ví dụ cụ thể:

• • Sử dụng hệ thống Kanban để kiểm soát tồn kho trực quan
  • Xây dựng hệ thống với số hoá để quản lý độ sẵn sàng của thiết bị máy móc

8) Tư duy hệ thống

Ý tưởng:

• • Các quyết định cải tiến liên túc được xem xét đánh giá dựa trên sự am hiểu về toàn cục, mối quan hệ tương hỗ giữa các thành phần. Tránh tầm nhìn cục bộ hạn hẹp và loại bỏ các rào cản mang tính hệ thống/dòng chảy thông tin/dòng chảy quy trình, đảm bảo giá trị dài hạn của dự án và cái tiến mang tính hệ thống.
  • Ra quyết định thay đổi tốt hơn trong việc cải tiến liên tục

Ví dụ cụ thể:

• • Loại bỏ những cản trở. làm chậm dòng chảy thông tin giữa các bộ phận
  • Phân tích chuỗi giá trị từ đầu đến cuối để tối ưu giá trị cho khách hàng, tài liệu hoá sự tương quan giữa các quy trình

9) Duy trì tính nhất quán của mục tiêu

Ý tưởng:

• • Việc mỗi nhân viên hiểu rõ về lý do tồn tại, mục tiêu, định hướng của doanh nghiệp giúp họ thích ứng, linh hoạt trong các hoạt động sản xuất tuy nhiên vẫn đảm bảo hỗ trợ đạt được mục tiêu của tổ chức. Linh hoạt trong cải tiến, đổi mới, chấp nhận rủi ro dựa trên cơ sở nắm vững vai trò công việc.
  • Nhân viên liên kết hành động, mục tiêu cá nhân với tổ chức giúp tổ chức thực hiện được các mục tiêu, định hướng, tầm nhìn chiến lược

Ví dụ cụ thể:

• • Truyền thông nội bộ thực hiện tốt vai trò, đảm bảo mục tiêu/hướng đi của tổ chức được truyền tải rõ ràng đến toàn thể nhân viên
  • Mỗi nhân viên xây dựng mục tiêu gắn liền với các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

10) Tạo ra giá trị cho khách hàng

Ý tưởng:

• • Thấu hiểu nhu cầu của khách hàng là yếu tố cốt lõi, là chìa khoá để gia tăng giá trị trong sản phẩm/dịch vụ. Khách hàng là người quyết định giá trị cần thiết, khi giá trị sản phẩm/dịch vụ tăng giúp DN gia tăng tỷ suất lợi nhuận.
  • Doanh nghiệp vượt trội trong cạnh tranh sở hữu năng lực tạo ra giá trị hiệu quả, ổn định và duy trì lợi thế đó bền vững

Ví dụ cụ thể:

• • Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng là điểm khởi đầu cho các dự án cải tiến
  • Lắng nghe và phản hồi khách hàng với sự cải tiến trong sản phẩm/dịch vụ, mang lại giá trị thiết thực cho khách hàng
  • Luôn tìm kiếm cơ hội tối ưu quy trình, gia tăng giá trị/lợi ích cho khách hàng

Để ứng dụng tốt 10 triết lý nền tảng Vận hành xuất sắc hãy tìm hiểu thêm các bài viết về  Vận hành xuất sắc tại đây!